Temel Bir Değişiklik Yönetimi Süreci ve Takip Sistemi Oluşturun

Çoğu proje, yeni koşullara uygun yanıt verebilmek adına orijinal planlarından sapabilir. Değişiklik yönetimi ile süreç anlaşılır ve doğru yönetilirse bu durum sorun olmayacaktır!

Değişiklik yönetimi, potansiyel değişikliklerin etkilerini değerlendirmenin ve projeniz üzerindeki etkiyi yönetmenin bir yoludur. Örneğin, müşteri gereksinimlerindeki bir değişiklik, küçük bir düzeltme anlamına gelebilir veya tasarımın tamamen yeniden yazılması anlamına gelebilir. Değişiklik yönetimi, değişimi kontrollü bir şekilde değerlendirmeniz ve tanıtmanız için size bir süreç sunar.

Değişim kaçınılmaz olduğundan, proje girdileri için akıcı bir yola ihtiyacınız vardır. Gereksinimleriniz ve tasarımınızın yanı sıra projenize ilişkin girdilerin zaman içinde değişime ve gelişmeye uyum sağlayabilmesi önemlidir. Girdiler statik, değiştirilemez belgelerse, projenizdeki değişen koşullara ayak uyduramamalarından dolayı zorlanacaksınız.

Değişiklik kontrolünün en önemli yönü, neyin değiştiğini gerçekten bilmektir.

30 veya daha fazla programcıyla çalıştığım bir üründe değişiklik kontrolü uyguladığımız bir süreç yoktu. Programcılar her gün yazılımdaki değişiklikleri kontrol ediyor ve her gece devasa otomatik testler yürütüyor, 1,5 milyon veri dosyasını işliyor ve yaklaşık 500 satırlık test raporu üretiyorduk. Bir gün gelirdik ve sonuçlarımızın bir gecede yüzde 10 ila 20 oranında arttığını görürdük. Ertesi gün geri döndüğümüzde, ürünün ilk 30 dakikadan sonra düştüğünü ve kullanılamaz durumda olduğunu gördük. Ancak değişiklik yönetimi olmadığı için kimin veya neyin sorumlu olduğunu bilmiyorduk.

Sonunda, bir değişiklik yönetimi süreci uygulamaya karar verdik ve hedeflerimize doğru sağlam bir ilerleme kaydettik.

Temel Bir Değişiklik Yönetim Süreci

Değişiklik yönetiminin temeli, projeye dahil olan herkesin anlayacağı açık bir sürece sahip olmaktır. Bürokratik veya külfetli olması gerekmez, ancak genelgeçer olarak ve korkusuz veya lütuf olmadan uygulanmalıdır. Bir değişiklik sürecinin temel unsurları şunlardır:

• Neler değişiklik kontrolü altındadır ve neler değildir?
• Değişiklik nasıl talep edilir?
• Değişiklikleri onaylama veya reddetme yetkisi kimdedir?
• Onaylar veya retler nasıl belgelenir ve dağıtılır?
• Değişiklikler nasıl uygulanır ve kaydedilir?

İpucu: Bir projenin başlangıcında takımınızla birlikte kullanmak için Değişiklik Yönetimi Süreci şablonunu hazırlayabilirsiniz.

Süreç, bürokratik veya kuralcı olmadan geniş çapta anlaşılmalı ve kabul edilmelidir. Bir proje takımının müşteri ihtiyaçlarına duyarlı olması önemlidir ve hiçbir şey bu algıya aşırı derecede sinsi bir değişiklik kontrol sürecinden daha fazla zarar veremez. Bir proje lideri olarak değişimi kontrol etmeniz gerekse de, onu boğmak istemezsiniz.

Tipik bir süreç aşağıdaki kadar minimal olabilir:

1. Bir proje belgesi paydaşlar tarafından imzalandıktan sonra, herhangi bir değişiklik zorunlu bir değişiklik talebinin e-posta yoluyla günceye kaydedilmesini gerektirir. Talep, değişikliğin niteliğini, değişikliğin nedenini ve değişikliğin aciliyetine ilişkin bir değerlendirmeyi içermelidir.
2. Geliştirme yöneticisi, test lideri ve ürün veya proje yöneticisinden oluşan bir değişiklik kontrol kurulu sorunu değerlendirecek ve her talebi onaylayacak veya reddedecektir. Daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulması halinde, talebi araştırmak ve geri bildirimde bulunmak üzere bir değişiklik kontrol kurulu üyesi görevlendirilecektir.
3. Duyarlılık — hiçbir değişiklik talebi bir haftadan fazla beklemede olmamalıdır.
4. Önemli veya acil talepler, değişiklik kontrol kurulunun bir üyesi aracılığıyla iletilmelidir.
5. Kabul edilen her değişiklik, haftalık geliştirme toplantısında tartışılacak ve grup bir eylem planına karar verecektir. Geliştirme ekibinin üyeleri daha sonra kendi sorumluluk alanlarındaki değişiklikleri uygulamakla görevlendirilecektir.

Esnek bir değişiklik talebi süreci, takım üyelerini, sorunları tüm proje takımına iletmenin yararlı olacağını düşündüklerinde ek bilgi veya açıklama aramaya teşvik edebilir.

Dengeli Bir Takip Sistemi

Değişiklik yönetimini kolaylaştırmak için değişiklikleri izlemek, değerlendirmek ve kaydetmek için basit bir yönteme ihtiyacınız vardır. Bazen bu, basit bir veritabanı veya günce aracılığıyla gerçekleştirilebilir, ancak büyük projelerde özelleştirilmiş bir bilgi sistemine dönüşebilir. Bu nedenle, sistemin aşağıdakileri yapabilmesi gerekir:

• Ürünlere ve belgelere yönelik değişiklik taleplerinin günceye kaydedilmesi
• Belirli bir değişikliğin önceliğini kaydetme ve yönetme
• Bir değişiklik yönetimi yetkilisinin kararının günceye kaydedilmesi
• Değişiklik yönteminin ve uygulamasının kaydedilmesi
• Ürün veya belgenin belirli bir sürümüne karşı uygulanan değişiklikleri izleme

Bir sistem ne kadar yapılandırılmışsa, değişiklik kontrol süreci o kadar güvenli ve ek yük o kadar fazla olur. Uygun prosedürün uygulanması ile sistemin yanıt verebilirliği arasında bir denge kurulmalıdır.

Değişiklik yönetim sistemleri, beklentileri yönetmek için de yararlıdır. Paydaşlar veya müşteriler sıklıkla talepte bulunur ve resmi bir sistem bunların belgelenmesini sağlayabilir.

Değişiklik taleplerinin hacmi özellikle büyükse (genellikle olduğu gibi), neyin içeri girip neyin çıkmadığını manuel olarak iletmek zor olabilir. Basit, iyi anlaşılmış bir değişiklik yönetim sistemi, genellikle paydaşlar tarafından değişiklikleri ve onaylarını kaydetmek, izlemek ve gözden geçirmek için doğrudan kullanılabilir. Bu, özellikle toplantıların mümkün olmayabileceği farklı coğrafi konumları kapsayan projeler için geçerlidir.

Kaynak: https://pmipicks.pmi.org/content-page/49f9f736-872f-4906-9808-f719de69405c

Daha fazla öğrenme ve keyifli bir deneyim için eğitim takvimimize göz atmayı unutmayın. Sizi de aramızda görmekten mutluluk duyacağız.

Sizlerle bir araya gelmek ve birlikte daha fazla öğrenmek için sabırsızlanıyoruz.

Bizimle iletişime geçmeyin unutmayın: https://www.argegrupdanismanlik.com.tr/iletisim/

Katılımcı görüşlerimiz için: https://www.argegrupdanismanlik.com.tr/ne-dediler/

PMSpeed soru simülatörümüz için: www.pmspeed.com

#riskyönetimi #projectmanagement #projeyönetimi #işanalisti #businessanalysis #çevikprojeyönetimi #işanalizi #projectmanager #agile #agileprojectmanagement #pmp #projeyonetimi  #pmicertification #pmpcertification